Smart working e lavoro agile sono termini che negli ultimi anni si sono fatti spazio nel mondo imprenditoriale e che oggi si sono trasformati da opzioni a necessità. Molte aziende, in questi giorni, si sono trovate a far fronte a un cambiamento repentino delle modalità di lavoro e a dover strutturare modalità di agile working in pochissimi giorni.
Questa necessità di ripensare il modo di lavorare ha messo in difficoltà non soltanto le grandi aziende dalle strutture complesse, ma anche le PMI che nella maggior parte dei casi, per svariati motivi, sono ancora poco digitalizzate.
L’attualità ci insegna che lo smart working e il lavoro agile sono una necessità che non possiamo più ignorare per il futuro. In Digital Mood, questa transizione l’abbiamo già resa la nostra realtà quotidiana: ecco come.
Gli strumenti dello smart working
In Digital Mood abbiamo un team di professionisti basati a Brescia e altri provenienti da tutto il Nord Italia: una situazione di questo tipo, anche solo una decina di anni fa, sarebbe stata considerata fantascienza.
Per noi è fondamentale mantenere il contatto costante e diretto, con aggiornamenti quotidiani e passaggi d’informazione rapidi secondo necessità. Per farlo utilizziamo diversi strumenti.
Strumenti per le videoconferenze
Negli anni abbiamo testato differenti strumenti per le videocall, individuando quelli che meglio ci permettono di incontrarci virtualmente in videochiamata. Oggi privilegiamo quegli strumenti che consentono di aggiungere partecipanti alla chiamata senza limiti numerici e senza limiti temporali, che consentono di condividere lo schermo per ogni partecipante e che consentono di scambiare in contemporanea messaggi scritti.
Tra questi strumenti segnaliamo Zoom, Zoho Meeting, Whereby, GoToMeeting.
Strumenti per il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti
Affinché ognuno possa avere piena visione sullo stato di avanzamento dei progetti, sfruttiamo software con bacheche condivise che consentono di suddividere ogni progetto in task e monitorare l’andamento.
Ogni task può essere assegnato a un responsabile, categorizzato per tag e gestito tramite visualizzazione a calendario. Uno dei programmi di più semplice utilizzo e dalle funzionalità più efficaci è Trello.
Strumenti per la gestione dei progetti
Fondamentale per la gestione dei singoli progetti è la possibilità di confronto e scambio messaggi in tempo reale relativa a ogni singolo task, in modo tale da poter gestire le informazioni in modo rapido e chiaro. A questo scopo esistono diversi software: i più noti sono Asana e Slack.
Strumenti per la misurazione temporale
Inoltre, per ogni progetto siamo in grado di monitorare le singole fasi e le singole lavorazioni individuando l’impegno temporale richiesto: questo ci permette di effettuare una programmazione senza rischi di tutti i task da portare a termine. Ci affidiamo a Trello, che da poco ha rilasciato anche funzionalità simili ad Asana e Slack.
Smart working e lavoro agile: prima degli strumenti, il giusto approccio
Tutti questi strumenti, da soli, non sono in grado di garantire la buona organizzazione del lavoro agile o dello smart working: affinché un team possa lavorare con successo anche a distanza è necessario innanzitutto un cambio di mentalità.
Il primo e forse più difficile passo da fare è quello di abbandonare la valutazione della prestazione lavorativa in termini di impegno orario, per ragionare invece in termini di obiettivi da raggiungere. Ma come capire se il percorso intrapreso sta effettivamente portando verso l’obiettivo prefissato?
L’unico modo è quello di fissare dei KPI, ovvero dei Key Performance Indicator, o indicatori di performance: in poche parole, dei parametri, variabili da obiettivo a obiettivo, che consentono di sapere in qualsiasi momento se i progressi che si stanno portando avanti sono corretti e sufficienti.
Con questo metodo di lavoro nel DNA, in Digital Mood non nasce nessuna strategia per i clienti senza che prima siano stati accuratamente definiti:
- obiettivi di marketing
- obiettivi di comunicazione
- obiettivi per singolo canale
- KPI per il monitoraggio.
Ecco perché ogni nostro progetto ha inizio da un’analisi: un check accurato dell’azienda che permette di conoscerne punti di forza, valori, pubblico di riferimento. Da qui si muovono i primi passi per l’elaborazione di una strategia mirata che, costantemente messa a verifica, evolve per essere continuamente ottimizzata.
Che si vogliano scegliere professionisti tramite lavoro agile, o che ci si trovi a strutturare dei veri e propri rapporti di smart working con i propri dipendenti, l’agile working richiede la capacità di determinare obiettivi chiari e di misurare ogni passo. In questo modo, nessuna distanza potrà essere un ostacolo al raggiungimento dei propri traguardi.
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